سیستم مدیریت کیفیت که اغلب QMS نامیده می‌شود، به عنوان یک سیستم رسمی تعریف شده که فرآیندها، رویه‌ها و مسئولیت‌های دستیابی به سیاست‌ها و اهداف کیفیت را مستند می‌کند. این سیستم به هماهنگی و هدایت فعالیت‌های سازمان برای تامین نیازهای مشتری و بهبود اثربخشی و کارآیی آن به‌صورت مداوم کمک می‌کند. QMS باید مختص محصول یا خدماتی باشد که ارائه می‌دهید. بنابراین متناسب سازی آن با نیازهای شما بسیار مهم است.
ISO 9001: 2015، استاندارد بین المللی تعیین کننده الزامات سیستم‌های مدیریت کیفیت، یکی از برجسته‌ترین رویکردها برای این سیستم است.
مزایای سیستم‌های مدیریت کیفیت
پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت بر هر جنبه از عملکرد سازمان تاثیر می‌گذارد. از مزایای سیستم مدیریت کیفیت می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تامین نیازهای مشتری که به ایجاد وفاداری در مشتری کمک می‌کند. در نتیجه منجر به افزایش مشتری و فروش بیشتر می‌شود.
- تامین نیازهای سازمان که موجب ارائه محصولات و خدمات با روشی مقرون به صرفه می‌گردد. بنابراین رشد و سودآوری نیز افزایش می‌یابد.
- کاهش ضایعات
- جلوگیری از اشتباهات
- کاهش هزینه‌ها
- تسهیل و شناسایی فرصت‌های آموزشی
- جذب کارکنان
- تنظیم جهت‌گیری سازمان
سیستم مدیریت کیفیت مطابق با ISO 9001 چیست؟
ISO 9001 مجموعه‌ای از الزامات شناخته شده بین المللی برای ایجاد قوانین، سیاست‌ها، فرایندها و رویه‌ها برای ارائه محصولات و خدمات متناسب با نیازهای مشتری و بهبود رضایت مشتری است. استاندارد سیستم مدیریت کیفیت توسط سازمان بین المللی استاندارد و توافق کشورهای عضو این سازمان تدوین می‌شود تا بتواند در سطح بین‌المللی به رسمیت شناخته شود و به عنوان استانداردی برای فرآیندهای مورد استفاده در سراسر جهان پذیرفته شود. در حقیقت ISO 9001: 2015 شناخته شده‌ترین استاندارد سیستم مدیریت کیفیت در جهان است.
سایر استانداردهای مربوط به سیستم‌های مدیریت کیفیت عبارتند از: سایر سری‌های ISO 9000 (شامل ISO 9000 و ISO 9004)، سری ISO 14000 (سیستم‌های مدیریت محیط زیست)، ISO 13485 (سیستم‌های مدیریت کیفیت دستگاه‌های پزشکی)، ISO 19011 (مدیریت حسابرسی) ISO / TS 16949 (سیستم‌های مدیریت کیفیت محصولات مرتبط با خودرو).
عناصر و الزامات یک QMS
هر یک از عناصر سیستم مدیریت کیفیت دستیابی به اهداف کلی تامین نیازهای مشتری و سازمان را تسهیل می‌کند. سیستم‌های مدیریت کیفیت باید نیازهای منحصر به فرد سازمان را برطرف نماید. با این حال، عناصر مشترک همه سیستم‌ها شامل موارد زیر است:
- سیاست‌ها و اهداف کیفی سازمان
- راهنمای کیفیت
- رویه‌ها، دستورالعمل‌ها و سوابق
- مدیریت اطلاعات
- فرایندهای داخلی
- رضایت مشتری از کیفیت محصول
- فرصت‌های بهبود
- تجزیه و تحلیل کیفیت
هفت اصل مدیریت کیفیت
سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 براساس هفت اصل ساخته شده که هر یک از آن‌ها کانون‌های اساسی برای QMS هستند. این هفت اصل عبارتند از:
مشتری مداری
محصولات و خدمات شما باید نیازهای مشتریان را برآورده کند. این مشتری مداری پایه بهبود رضایت مشتری است.
رهبری
یکی از موارد مهم برای موفقیت در QMS، رهبری و مدیریت است. زیرا مدیران جهت‌گیری و راه‌های دستیابی به اهداف را مشخص می‌کنند.
مشارکت افراد
افرادی که در سازمان شما کار می‌کنند مهمترین دارایی هستند و دانش و تجربه آن‌ها باید در QMS درک شود.
رویکرد فرآیندی
فرآیند هر فعالیتی است که ورودی می‌گیرد و خروجی ایجاد می‌کند. این ورودی‌ها و خروجی‌ها همیشه به صورت فیزیکی نبوده و برخی از آن‌ها اطلاعات یا انرژی هستند. هر کاری که ما در یک سازمان انجام می‌دهیم یک فرایند است. هنگامی که ورودی‌های یک فرایند از خروجی فرایند دیگر حاصل شود، یک سیستم ایجاد می‌گردد. این سیستم است که نیاز به درک و مراقبت دارد.
بهبود
QMS باید به جستجوی یافتن راه‌هایی برای انجام بهتر کارها متمرکز شود.
تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد
اگر از نحوه کارکرد واقعی یک فرآیند اطلاع نداشته باشیم، نمی‌توانیم آن را به صورت صحیح مدیریت کنیم. با استناد به تصمیمات گرفته شده براساس واقعیت‌ها و داده‌های ارزیابی شده، می‌توانیم QMS را بهتر مدیریت و بهبود دهیم.
مدیریت ارتباطات
گاهی اوقات تنها راه بهبود محصولات و خدمات ما این است که تامین‌کنندگان، محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند. برای ایجاد این نتیجه، ما باید رابطه بین خود و تامین‌کنندگان خود را مدیریت کنیم.
چرا QMS مهم است؟
QMS از این جهت دارای اهمیت که شامل کلیه فعالیت‌هایی است که سازمان برای تهیه محصولات و خدمات متمرکز بر مشتریان انجام می‌دهد و این دلیل فعالیت سازمان می‌باشد. QMS که شامل فرایندهای لازم برای رسیدن به این هدف است، به شما کمک می‌کند تا نتایج مداوم را به مشتریان و سایر سهامداران خود ارائه دهید. این امر موجب پیشرفت و رشد شما می‌شود. به همین دلیل، توصیه می‌شود QMS را براساس الزامات استانداردی که به عنوان تامین‌کننده فرآیندهای قابل قبول مورد توافق برای اطمینان از رضایت و بهبود مشتری شناخته شده است، ایجاد کنید.
ایجاد و اجرای QMS
قبل از ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت، سازمان شما باید فرآیندهای متصل و چندمنظوره مختلف را شناسایی و مدیریت کند. این موجب می‌شود تا از رضایت مشتری اطمینان حاصل شود. طراحی QMS باید تحت تاثیر اهداف مختلف، نیازها، محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان باشد. این ساختار تا حد زیادی بر اساس چرخه برنامه‌ریزی- انجام- بررسی- اقدام (PDCA) صورت می‌گیرد و امکان بهبود مداوم محصول و QMS را فراهم می‌کند. مراحل اساسی برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت به شرح زیر است:
طراحی و ساخت
بخش‌های طراحی و ساخت به منظور توسعه ساختار QMS، شامل فرایندها و برنامه‌های آن برای پیاده‌سازی هستند. مدیریت ارشد باید بر این بخش نظارت داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که نیازهای سازمان و نیازهای مشتریان نیروی محرکه توسعه سیستم‌ها هستند.
استقرار
با تقسیم هر فرآیند به زیرفرآیند و آموزش کارکنان در مورد اسناد، ابزارها و معیارها، استقرار بهتر صورت می‌گیرد. همچنین استفاده از اینترانت‌های شرکت به طور فزاینده‌ای به استقرار سیستم‌های مدیریت کیفیت کمک خواهد کرد.
کنترل و اندازه گیری
کنترل و اندازه‌گیری دو زمینه ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت است که عمدتا از طریق ممیزی‌های منظم انجام می‌شود. مشخصات از یک سازمان به سازمان دیگر بسته به اندازه، خطرات بالقوه و تاثیرات محیطی بسیار متفاوت است.
بررسی و بهبود
هر فرایندی را بسته به هدف، اثربخشی و کارایی آن بررسی کنید. سپس نتایج حاصله را بهم متصل کرده و بهترین روش‌ها و فرآیندها را براساس داده‌های جمع‌آوری شده، طراحی نمایید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.