سیستم مدیریت کیفیت

اجرای سیستم مدیریت کیفیت (QMS) می‌تواند مزایای قابل توجهی را برای کل سازمان شما به همراه داشته باشد. برخی از این مزایا را می‌توان با استفاده از معیارهای مالی مانند بازگشت سرمایه (ROI) اندازه‌گیری کرد. اگر روی سیستم‌های مدیریت کیفیت تحقیق کنید، درمی‌یابید که QMS می‌تواند با کمک به سازمان شما در تطابق با الزامات و استانداردهای مربوط به عملکرد، کیفیت را افزایش داده و خطرات را کاهش دهد. با این حال، کاهش خطر تنها مزیت قابل توجه آن نیست. پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت کیفیت موثر می‌تواند فرآیندها، رویه‌ها، مسئولیت‌ها و نرم افزارها را تغییر دهد. در نتیجه تحولی شگرف در فرهنگ شرکت ایجاد کند.

نظارت بر ریسک‌ها، انطباق و صدور گواهینامه از اهداف بسیار مهم اجرای سیستم مدیریت کیفیت هستند. با این حال، این موارد تنها نتایجی نیستند که می‌توانید هنگام استفاده از یک سیستم کیفیت مناسب انتظار داشته باشید. در این مقاله قصد داریم پنج مورد از رایج‌ترین مزایای QMS را بیان کنیم.

پنج مزیت برتر اجرای سیستم مدیریت کیفیت

سیستم‌های مدیریت کیفیت، صنایع را قادر می‌سازد تا فرآیندهای کیفی را به طور مداوم برای تولید محصولاتی مطابق با انتظارات مشتری و الزامات نظارتی به کار گیرند. ISO 9001: 2015، استاندارد بین المللی تعیین کننده الزامات QMC، یک طرح جامع برای مدیریت کیفیت مشتری محور بر اساس اصول رهبری، نیروی کار، فرایندها، تصمیمات مبتنی بر شواهد و روابط ارائه می‌دهد.

برخی از شرکت‌ها معتقدند که سیستم‌ها و صدور گواهینامه تنها محدود به شرکت‌های بزرگ و باسابقه است. در نتیجه اجرای آن برای شرکت‌های کوچک ارزش عملی پایینی دارد و منافع آنچنانی برای آن‌ها به ارمغان نمی‌آورد. در حالی که اجرای سیستم مدیریت کیفیت می‌تواند برای اکثر سازمان‌ها، مزایای آشکاری مانند ثبات عملیاتی، کارایی، بهبود و همکاری را به همراه داشته باشد. برخی از بارزترین مزایای آن عبارتند از:

  • سازگاری عملیاتی

فرآیندهای ناسازگار دشمن مدیریت کیفیت هستند. بدون اجرای فعالیت‌ها به‌صورت استاندارد، سازمان شما نمی‌تواند به‌طور مداوم کیفیت محصولات را تضمین کند یا کارایی را بهبود بخشد. محققان بازرگانی دریافته‌اند که وجود ناسازگاری در فرآیندهای کسب و کار می‌تواند پنج برابر بیشتر از تحویل یک محصول نامرغوب بر مشتری تاثیر منفی بگذارند. درحقیقت اگر ناسازگاری در فرآیندهایی که مستقیم برکیفیت محصول تاثیر می‌گذارند، وجود داشته باشد می‌توان عواقب شدیدی را برای آن تجارت ایجاد کند.

سازگاری عملیاتی یکی از مولفه‌های اساسی سیستم‌های مدیریت کیفیت است. اجرای QMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بهترین شیوه‌ها را برای کلیه مسئولیت‌های تجاری، از کنترل کیفیت تا بررسی مدیریت، تعریف و توصیف کنند. ایجاد روش‌های عملیاتی استاندارد (SOP) خطرات عدم انطباق را به حداقل رسانده و حداکثر کارایی را برای سازمان ایجاد می‌کند.

اجرای QMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا در فعالیت پروژه ثبات داشته باشند. داشتن رویکرد مداوم نسبت به فرآیندها می‌تواند موجب صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود. استانداردسازی فرآیندها می‌تواند هزینه‌ها را ۱۵ درصد و خطاها را ۳۰ درصد کاهش دهد. بعلاوه موجب کاهش زمان تولید فرآیند و نارضایتی در مشتریان نیز می‌شود.

  • پیشرفت مداوم

بهبود مستمر از اصول اصلی ISO 9001 و سایر سیستم‌های مدیریت کیفیت است. ISO می‌گوید “بهبود مستمر باید یک هدف دائمی برای سازمان باشد.” پیشرفت و بهبود مستمر موجب بهتر شدن عملکرد، رهبری استراتژیک و تعامل کارکنان می‌شود. بهبود مستمر باید یک هدف اصلی برای هریک از اعضای نیروی کار درجهت اتخاذ اصول بهبود تدریجی و پیشرفت باشد. روش‌های عملیاتی استاندارد باید از ممیزی‌ها و ارزیابی‌های موجود در چارچوب QMS پشتیبانی کنند تا از حرکت فرآیندها به سمت استانداردها اطمینان حاصل شود. با آموزش هر یک از اعضای سازمان در مورد استفاده از چرخه برنامه‌ریزی- انجام- بررسی- اقدام (PDCA)، سازمان می‌تواند فرهنگ حل مداوم مشکلات و نوآوری را ایجاد کند.

  • ارتباطات و خدمات کارکنان

به تازگی، فوربس اعلام کرده است که “تجربه کارمندان” اولویت اصلی شرکت‌ها برای تغییر در سال ۲۰۲۱ خواهد بود. تجربه کارمند به عنوان مجموع تعاملات یک کارمند با سازمان و فرهنگ آن تعریف می‌شود. سازمان‌هایی که در زمینه فرهنگ‌سازی، ایجاد تعامل میان همکاران و آموزش سرمایه‌گذاری می‌کنند نسبت به سازمان‌های دیگر نرخ بالاتری از نوآوری و رضایت مشتری را تجربه خواهند کرد.

ISO 9001 به اهمیت ارتباطات داخلی اشاره کرده و مشخص می‌کند که “مدیریت باید اطمینان حاصل کند که فرایندهای ارتباطی مناسب در سازمان ایجاد شده و ارتباطات به منظور اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت برقرار است.” این مسئه اشاره مستقیم به مسئولیت مدیر در ایجاد تجربه مثبت برای کارمندان دارد. بعلاوه بر اهمیت ارتباط دو طرفه در سازمان نیز تاکید می‌کند.

اگر تغییری در فرهنگ سازمان ایجاد نشود، سیستم مدیریت کیفیت چیزی جز یک سری اسناد و سیاست‌ها نخواهد بود. ارتباطات کارکنان هسته اصلی ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر کیفیت است که در آن افراد اطلاعات را به اشتراک می‌گذارند و ارزش‌های شرکت را درک می‌کنند. وجود ارتباط و آموزش در کارمندان برای دستیابی به اهداف کیفی بسیار حیاتی است.

  • تصمیم گیری مبتنی بر شواهد

یک سیستم مدیریت کیفیت موثر باید استانداردسازی را در جایی ایجاد کند که فرآیندهای استانداردشده ارزش افزوده و انعطاف‌پذیری لازم را برای دستیابی به اهداف کیفیت یا بهبود مستمر ارتقا دهند. یکی از مواردی که موجب انعطاف‌پذیری می‌شود، اتخاذ تصمیمات مبتنی‌بر شواهد براساس نظارت درزمان واقعی بر سیستم‌ها و داده‌ها است.

در عمل، مفهوم تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد شامل استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده از طریق روش‌های نظارت و اندازه‌گیری است. این داده‌ها با نتایج مطلوب و اهداف کیفی سازمان مقایسه می‌شوند. استفاده به موقع از داده‌ها و معیارها می‌تواند، درک عینی از موفقیت‌آمیز بودن فرآیند ارائه دهد. استفاده به موقع از داده‌ها می‌تواند پیشرفت مستمر برای رسیدن به اهداف استراتژیک را تسهیل کند.

  • افزایش سود

تحقیقات نشان داده است که بسیاری از سازمان‌ها با اجرای سیستم مدیریت کیفیت به‌طور مستقیم به بازده مالی دست می‌یابند.

مزایای داخلی مانند افزایش کارایی و بهره‌وری باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود.

مزایای خارجی مانند افزایش فروش یا دسترسی به بازار جدید بر درآمد تاثیر می‌گذارد.

مزایای سیگنالینگ موجب دسترسی جدید به بازار یا افزایش سهم بازار می‌گردد.

بنابراین می‌بینیم که سیستم‌های مدیریت کیفیت می‌توانند طیف متنوعی از مزایای تجاری را ارائه دهند. اما اجرای QMS نمی‌تواند سازمانی را که به صورت کیفیت محور هدایت نمی‌شود، درمان کند. تغییر موفقیت‌آمیز به یک فرهنگ مبتنی بر کیفیت نیاز به حمایت کامل از تیم رهبری و تعهد برای تغییر دارد.

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *