هنگامی‌ که شما قصد وارد کردن کالایی از خارج از کشور را دارید، باید میزان قابل اعتماد بودن فروشنده را به صورت دقیق بررسی کنید. سپس از او یا نمایندگی‌های شرکت لیست قیمت و شرایط پرداخت را درخواست نمایید. در این صورت فروشنده برگه‌ اعلام قیمت را برای شما ارسال می‌کند. در این مقاله قصد داریم تا اطلاعاتی را درخصوص پروفرما یا پیش‌فاکتور بیان کنیم.

پیش فاکتور یا پروفرما(Performa-Invoice)  چیست؟

فردی که قصد واردات کالایی را دارد از فروشندگان مختلف پیشنهاد قیمت دریافت می‌کند. این پیشنهاد قیمت هیچ ارزش قانونی ندارد و تنها خریدار براساس آن تصمیم می‌گیرد که از کدام فروشنده خرید کند. بعد از انتخاب فروشنده مناسب، خریدار از او تقاضای پیش‌فاکتور می‌کند. در حقیقت پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر می‌گردد و مندرجات آن شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا است. لازم به ذکر است که پروفرما بدون امضای فروشنده و تایید خریدار هیچ‌گونه اعتباری ندارد. بنابراین پروفرما دارای اهمیت بسیار بالایی است و نباید در آن خطا و اشتباهی صورت گیرد. همچنین برای اضافه یا کم کردن هر بندی توافق دو طرف الزامی است. این سند در مکاتبات بین‌المللی بسیار حائز اهمیت است. چنانچه برخلاف قوانین کشور واردکننده و صادرکننده تدوین شده باشد، علاوه بر فسخ، دوطرف ملزم به پرداخت جریمه می‌شوند.

خریدار به وسیله این سند می‌تواند فروشنده را بهتر ارزیابی کند. همچنین برای دریافت مجوز واردات و خرید ارز نیز به آن نیاز دارد. پیش‌فاکتور شکل و قالب یکسانی نداشته و بسته به شاخص‌های مختلف، متفاوت است.

موارد درج شده در پروفرما

علاوه بر مواردی که در تعریف پروفرما به آن اشاره شد گاهی کشور سازنده کالا نیز در آن ذکر می‌شود. همچنین، بیان نام و مقدار کالا برای ارزیابی در گمرک ضروری است. در ادامه به مواردی که باید در این سند ذکر شوند اشاره خواهیم کرد.

۱. مدت اعتبار پروفرما

این‌مورد، مدت زمانی که خریدار می‌تواند محصول را با شرایط و قیمت درج شده در پیش‌فاکتور خریداری کند، مشخص می‌کند. ذکر آن از این جهت ضرورت دارد که ممکن است قیمت کالا با تفاوت نرخ مواجه شود و فروش آن با قیمت بیان شده امکان‌پذیر نباشد.

۲. نوع و مقدار کالا

در پیش‌فاکتور فروشنده باید نوع و جنس کالایی که قرار است تحویل دهد را بیان کند. گاهی حتی ممکن است کد کالا را نیز درج نماید. سپس مقدار کالا براساس واحد شمارش آن ذکر می‌شود.

۳. قیمت کالا

یکی از مواردی که در پیش‌فاکتور بسیار مهم می‌باشد قیمت کالاست. قیمت باید به صورت کل و قیمت واحد بیان شود. چنانچه در پیش‌فاکتور بیش از یک محصول وجود داشته باشد باید قیمت کل هر یک از محصولات به صورت جداگانه درج و در انتها قیمت نهایی اقلام ذکر گردد.

۴. نوع ارز

در پیش‌فاکتور باید مشخص شود که قیمت محصول براساس نرخ ارز کدام کشور (واردکننده یا صادرکننده) اعلام شده است. اما به صورت معمول نوع ارز را فروشنده مشخص می‌کند ولی باید مورد توافق خریدار نیز باشد. البته گاهی قوانین بانکی و سیاست‌های حاکم بر یک کشور موجب ایجاد محدودیت‌هایی در این زمینه می‌شود که لازم است به آن‌ها توجه شود.

۵. کشور و کارخانه تولیدکننده

چنانچه واردکننده کالا را از واسطه خریداری کند باید در اظهارنامه گمرکی هم نام کشور سازنده و هم نام کشور صادرکننده ذکر شود.

۶. شرایط پرداخت

به طور کلی ۴ روش در معاملات بین‌المللی برای پرداخت وجود دارد که باید در پروفرما مشخص شود و عبارتند از:

1. خرید به روش حساب باز یا نسیه
2. خرید به شکل پیش پرداخت
3. خرید با استفاده از برات بدون تعهد یا برات اسنادی
4. خرید با گشایش اعتبار اسنادی

نحوه پرکردن پروفرما براساس قوانین ایران

• درج نام، لوگو، آدرس، شماره تلفن و فکس شرکت فروشنده در سربرگ پروفرما
• تاریخ و شماره پروفرما، نام و آدرس شرکت خریدار
• جدول مربوط به کالا یا خدمات مورد نظر که عموما حاوی ستون‌هایItems Description  (شرح و توصیف کامل کالاها)، Quantity (واحد سنجش کالا)، Unit Price (قیمت واحد براساس نوع ارز)، Shipment (نحوه ارسال) است.
• مبدا و مقصد حمل کالا
• Origin: کشور سازنده کالا
• Payment: نحوه پرداحت
• Shipment Date: تاریخ ارسال
•  :VALIDITY تاریخ انقضای پروفرما
• شماره استاندارد کالا
• نام بانک و آدرس و شماره حساب جهت دریافت پول
• شرکت حمل‌کننده در صورت توافق
• مهر، امضا و اسم فرستنده پروفرما

نکات مهم در خصوص پروفرما

• حتما یک نسخه از فاکتور را برای خود نگه دارید.
• فروشنده باید حتما فرم را مهر و امضا کرده باشد، در غیر این صورت اعتباری ندارد.
• آدرس و مشخصات فروشنده و خریدار باید به صورت دقیق ذکر شود.
• تکمیل بخش‌های قرمز رنگ برای تمامی خریدهای خارجی الزامی است.
• نحوه معامله و نوع ارز باید در فاکتور مشخص شود.
• مشخصات مربوط به کالا مانند میزان و نوع بسته‌بندی باید به صورت دقیق مشخص شود.

بنابراین حتما موارد ذکر شده را در پروفرما بررسی نمایید. اما ذکر این نکته ضروری است که تولیدات و واردات برخی کالاهای خاص، می‌بایست قبل از عملیاتی شدن و اختصاص ارز، از نظر ارزش پروفرما و اصالت فروشنده یا تولیدکننده مورد بررسی قرار گیرند. انجام بررسی اصالت فروشنده، بررسی ماهیت و توانمندی‌های تولیدکنندگان یا فروشندگان از طریق بررسی رزومه، مستندات و سوابق کاری، گواهینامه‌ها، تعداد پرسنل، گردش مالی سالیانه، ظرفیت تولید و… آن‌ها صورت می‌پذیرد. این مسئولیت برعهده شرکت‌های بازرسی کالا است.
همچنین بر اساس مقررات بانکی، پروفرمای تجهیزات پروژه‌های بزرگ صنعتی و خطوط تولید وارداتی، می‌بایست قبل از عملیاتی شدن و اختصاص ارز، مورد تایید از لحاظ ارزش قرار بگیرند. شرکت بازرسی کیفیت و استاندارد ایران با داشتن کامل‌ترین بانک اطلاعاتی، آماده انجام خدمات مربوطه می‌باشد. خدمات قابل ارائه از طریق اخذ استعلامات از فروشندگان و تولیدکنندگان کالاهای دارای مشخصات فنی مشابه است. جهت کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید با شماره تلفن ۴۳۹۰۴۲۱۹–۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.